Viele Kernprozesse in Unternehmen werden nach wie vor manuell abgewickelt. Das führt zu einer höheren Fehleranfälligkeit, es dauert bedeutend länger, die Abläufe sind komplizierter und es ist kaum Transparenz für die Prozessbeteiligten gegeben. Aus diesem Grund ist es wichtig, heutzutage auf die Digitalisierung der Kernprozesse zu setzen. Unter einer Prozessdigitalisierung versteht man, dass bisher ausschließlich analog vorliegende Informationen und Unterlagen nun in digitaler Form vorliegen und Arbeitsschritte ebenfalls digital ausgeführt werden.
Welche Vorteile hat die Prozessdigitalisierung?
Die Produktivität und Effizienz steigern sich enorm, die Kosten werden gesenkt und die Leistungsfähigkeit erhöht sich. Durch das digitale Bereitstellen von Informationen und Dokumenten wird außerdem die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Prozessen verbessert. Das hilft nicht nur der besseren Organisation innerhalb Ihres Unternehmens, auch die Kundschaft profitiert davon. Besonders die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig digitale Prozesse sind, damit auch in Krisensituationen ein reibungsloser Arbeitsablauf möglich gemacht werden kann. Digitale Arbeitsabläufe sind immerhin auch für ein problemloses Arbeiten aus dem Homeoffice heraus nötig.
Digitalisierung von Kernprozessen
Wenn Kernprozesse digitalisiert werden, bedeutet das, dass sich dies direkt auf Kundenbeziehungen und damit auch auf den Geschäftserfolg auswirkt. Zu diesen Kernprozessen zählen zum Beispiel der Kundenservice oder der Vertrieb. Die Digitalisierung in diesen Bereichen hilft Mitarbeitenden beispielsweise dabei, Angebote schneller zu erstellen und Aufträge schneller zu bearbeiten. Im Kontakt mit der Kundschaft lassen sich durch die Digitalisierung der Kernprozesse Unterlagen und Informationen schneller und einfacher finden und somit deutlich schneller Fragen beantworten. Auch der Digitalisierung der Kommunikationskanäle sollte genügend Aufmerksamkeit geschenkt werden, da E-Mailverkehr schon lange nicht mehr das einzige Kommunikationsmittel darstellt. Auch Social Media und andere Messenger-Dienste sollten in Betracht gezogen werden.
Besonders im Personalbereich sind Digitalisierungen von Vorteil, da dort immer wieder die gleichen Aufgaben anfallen, die viel Zeit kosten, aber gleichzeitig einen enorm hohen Anspruch auf Gründlichkeit haben. Zu solchen Aufgaben zählen beispielsweise die Erstellung von Zwischen- und Endzeugnissen für Mitarbeitende, die monatlichen Gehaltsabrechnungen oder das Onboarding für neue Arbeitnehmende.
Welche HR-Kernprozesse lassen sich digitalisieren?
Einige Prozesse, vor allem im Personalbereich, eignen sich besonders gut für eine Digitalisierung. Ein Beispiel dafür wäre der Bewerbungsprozess. Die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern und die Koordination von Vorstellungsgesprächen können deutlich effizienter gestaltet werden, wenn sie digital abgewickelt werden. Auch das On- bzw. Offboarding, also die Einarbeitung von neuen sowie die Trennung von alten Mitarbeitenden, erfordert enorm viele administrative Prozesse und ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Durch entsprechende Digitalisierung im Bereich der Formulare und Verträge oder mit elektronischen Unterschriften kann auch hier die Arbeit erleichtert werden. Damit einhergehend können digital auch Mitarbeitendendaten, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge oder andere Dokumente leichter von der Personalabteilung bearbeitet werden.
Wie lassen sich Kernprozesse digitalisieren?
Um möglichst erfolgreich in den Digitalisierungsprozess in Ihrem Unternehmen zu starten, können die folgenden 5 Schritte hilfreich sein, um die Digitalisierung möglichst gut umzusetzen.
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Digitalisierbare Prozesse erkennen
Zunächst muss innerhalb des Unternehmens eine Übersicht erstellt werden, in der alle potentiell digitalisierbaren Prozesse festgehalten werden. Hierbei kann zum Beispiel helfen, alle standardisierten Formulare und Unterlagen des Unternehmens zusammenzutragen.
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Digitalisierungsgrad bewerten
Hier sollten Sie die zuvor gesammelten Prozesse nach ihrer derzeitigen Digitalisierung bewerten. Handelt es sich um komplett analoge Abläufe, werden sie zum Teil mit digitalen Hilfsmitteln ausgeführt, werden die einzelnen Schritte zum Großteil in einem digitalen Prozess abgebildet und so weiter.
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Kosten-Nutzen-Analyse
Für diese Analyse sollten Sie für die gewünschten zu digitalisierenden Prozesse einige Fragen klären. Dazu zählen zum Beispiel, wie häufig der Prozess durchlaufen wird, wie groß das finanzielle und auch zeitliche Einsparpotential bei einer Digitalisierung ist oder welche Qualitätsverbesserungen erreicht werden können.
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Priorisierung der zu digitalisierenden Prozesse
In diesem Schritt werden die aufgelisteten Prozesse nach ihrer Dringlichkeit bewertet und angeordnet.
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Digitalisierungsprozess starten
Um möglichst gute Ergebnisse bei Ihrem Digitalisierungsprozess zu erzielen, sollten Sie sich nicht zu viele Prozesse gleichzeitig vornehmen, sondern sich zunächst auf die wichtigsten konzentrieren.
